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Escritório Virtual - Como podemos nos comunicar?

Atualmente, as comunicações são extremamente diferentes do que eram há 15 anos. O e-mail se tornou uma grande ferramenta de comunicação para os negócios. Em 1985, você provavelmente usava o telefone comercial, e... bem, não havia muito mais naquela época... talvez uma máquina de telex. Pouco tempo depois, porém, as máquinas de fax começaram a entrar no mercado, depois os telefones de carros e finalmente o e-mail. As coisas mudaram muito rápido depois disso. À medida que a tecnologia avançou, as expectativas da quantidade de trabalho produzida também aumentaram. Agora, fazemos mais trabalho e mais rápido e a tecnologia promete cada vez mais.

 

Com a tecnologia avançando tão rápido e as cargas de trabalho aumentando com ela, o desejo de trabalhar em casa e aliviar parte desse estresse se tornou muito forte. Quanto a isso, a mesma tecnologia que nos tirou a liberdade também está nos permitindo mais liberdade do que jamais experimentamos... bem, exceto que antes a tecnologia não nos forçava a trabalhar tanto!

 

Assim, o que isso tem a ver com as comunicações e com como podemos nos comunicar em um ambiente de negócios virtual? Uma grande parte do trabalho em qualquer negócio está ligada à comunicação de algum tipo. Se você consegue se comunicar eficazmente, seu tempo rende mais. Tire vantagem da tecnologia disponível para as comunicações e use a sua nova liberdade descoberta para recuperar um pouco de sua vida. Eis como:

 

•com um simples telefone celular, você pode ir ao jogo de softball de seu filho sem medo de perder uma ligação importante;

 

•ao usar internet sem fio via telefone celular ou um PDA, assistente pessoal digital, você pode ir até a mercearia enquanto espera aquele arquivo por e-mail que precisa de sua aprovação antes que possa ser apresentado;

 

•com um assistente virtual ou serviços de escritório prontamente disponíveis, você pode trabalhar a partir de sua base, mas ter um endereço profissional e uma recepcionista atendendo a suas ligações;

 

•com a videoconferência, você pode se comunicar cara a cara com clientes ou colegas de trabalho por todo o país sem precisar sair de sua cidade;

 

•com a teleconferência combinada com o software de apresentação da internet, você pode se comunicar com várias pessoas em tempo real enquanto todos assistem à mesma apresentação de diferentes locais ao redor do mundo. 

 

•usando as ferramentas de escritório hospedadas na Internet, você pode realizar agendamentos, enviar arquivos e se comunicar via salas de bate-papo ou mensagens instantâneas com colegas de trabalho ou clientes;

 

•nas salas de bate-papo com clientes ou com as mensagens instantâneas, você pode ter um diálogo com várias pessoas de diferentes locais;

 

•via webconferência, você pode manter seminários interativos, reuniões ou outros encontros.

 

Assim, como você pode ver, as comunicações em qualquer ambiente de escritório, seja virtual ou não, agora são bastante simples e possíveis de praticamente qualquer lugar. Não se esqueça de que você tem o antigo telefone com fio, padrão, convencional, que também pode usar.

 

Conexões

 

Todo esse hardware e software não fará nada se você não tiver uma conexão com a internet. Sua melhor aposta é uma conexão de banda larga, se você puder ter acesso a uma. A expressão "banda larga" significa simplesmente uma tecnologia de alta banda larga, como a DSL, ou cabo, que permite enviar e receber arquivos, sons e vídeo com uma única conexão.

 

Se você pode ter cabo em sua casa, então muito provavelmente também pode ter um modem a cabo e acesso à internet. A DSL usa sua linha telefônica padrão, mas requer que você esteja alocado relativamente perto do escritório central do provedor (em algumas casos, 3 a 4 km). Verifique com os provedores locais a disponibilidade de DSL em sua área. Muitos provedores freqüentemente oferecem ferramentas online que simplesmente requerem que você insira seu número de telefone para descobrir se o serviço está disponível em sua casa.

 

Se você mora em uma área sem acesso a cabo ou DSL, ainda tem a opção do acesso à internet via satélite. Esses sistemas oferecem conexões rápidas, mas requerem antenas de satélites e receptores, além de modens especiais. Clique aqui para mais informações sobre o acesso à internet via satélite.

 

Se você conseguir uma conexão de banda larga "always on" (sempre conectada), então você também precisa instalar um firewall. Leia nosso artigo Como funcionam os firewalls para obter informações sobre como proteger seus arquivos dos hackers.

 

Independentemente do tipo de conexão que você obtiver com a Internet, precisará de um Provedor de Internet. Além de acesso à Internet, seu provedor lhe dará um endereço de e-mail e possivelmente espaço livre para um site. Você também pode obter endereços de e-mail adicionais em sites como Hotmail (em inglês), Yahoo (em inglês) ou Gmail (em inglês), todos gratuitos. Se você tem um endereço de e-mail de sua empresa que você usa para o negócio, é uma boa idéia obter um endereço de e-mail separado para assuntos pessoais.

 

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