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Passo-a-passo para contratação de um Escritório Virtual

Se você leu nossos artigos anteriores ou acompanha nosso portal, já sabe o que são os escritórios virtuais, conhece as vantagens que podem trazer para o seu negócio e, talvez, esteja avaliando mais seriamente a possibilidade de contratar esse tipo de serviço.

Nesse caso, vale à pena analisar os diferentes produtos, planos e empresas no mercado, antes de decidir com qual irá trabalhar.

Este artigo foi preparado para ajudá-lo nessa reflexão, apresentando as principais dúvidas que surgem entre os clientes quando avaliam os benefícios oferecidos pelo escritório virtual, além de indicar os procedimentos e cuidados que devem ser tomados antes de fechar o contrato.

O quê, onde, como, quando e... Quanto!

Um Escritório Virtual (ou Centro de Negócios) é um serviço através do qual empresas ou profissionais podem ter um endereço e telefone rapidamente, sem a necessidade de gastar com o aluguel de um espaço próprio. Nesse endereço, o cliente terá à disposição espaços físicos para trabalho que poderão ser utilizados sob agendamento. Outros serviços de apoio administrativo como fax, copiadora, impressão de documentos, recebimento de correspondência etc. também são comumente disponibilizados.

Nos últimos anos, os escritórios virtuais têm se expandido por todo o Brasil. Existem opções em cidades de porte médio e escritórios nos melhores endereços das grandes metrópoles. Portanto, o primeiro passo é decidir onde você quer ter seu endereço e local de atendimento. Para isso, considere:

  1. A cidade atende geograficamente o mercado que você deseja atingir?
  2. O número telefônico que você terá à sua disposição está na mesma região que os clientes em potencial? (lembre-se: ninguém quer pagar DDD!)
  3. O endereço do escritório é de fácil acesso? Se for marcar uma reunião, você não irá querer chegar atrasado por causa de engarrafamentos ou dificuldades de estacionamento. Veja se o prédio possui garagem e se o local é bem servido de transporte coletivo (linhas de ônibus, estação de metrô e pontos de táxi).



Observação importante: alguns escritórios virtuais permitem usar seu endereço como domicílio fiscal (permitindo que a firma seja aberta com aquele endereço). Outros permitem apenas seu uso como endereço comercial (para fins de divulgação em web sites e cartões de visita). Verifique, a partir de seu objetivo, quais escritórios atendem suas necessidades.

Respondidas as questões acima, é fundamental visitar pessoalmente os escritórios virtuais candidatos e conhecer suas instalações. O prédio é de bom padrão? As salas, mobiliário e infra-estrutura causam boa impressão? Tenha em mente que aquelas serão, para os propósitos práticos, as suas instalações e a impressão (boa ou má) que você tiver será, muito provavelmente, a mesma que os seus clientes terão. Observe também os recursos na vizinhança (restaurantes, bancos, comércio etc.), a segurança do local e outras facilidades de interesse.

 

A fase seguinte é definir quais os serviços que realmente você precisará contratar. A maior parte dos escritórios virtuais oferece um pacote de serviços essenciais, que consiste em endereço comercial e telefone de contato, compartilhado com outros clientes.

Outros serviços podem ser agregados, tais como um número de telefone exclusivo, horas em salas de trabalho ou reunião, franquia para uso de facilidades de escritório, como envio e recebimento de fax, cópias etc. e, até mesmo, serviços específicos como tradução, assessoria contábil ou jurídica.

Aqui o interessado deve estar atento para definir quais as suas reais necessidades, já que quaisquer serviços adicionais representarão um valor maior na fatura cobrada ao fim do mês.

O ideal é que o escritório virtual ofereça seus serviços sob demanda - isto é, você só pagará pelo que efetivamente utilizar. Fique atento para planos com horas de sala mínimas incluídas ou outras franquias, pois você terá que pagá-las usando-as ou não.

Avalie também a possibilidade de ser um cliente eventual, alugando apenas horas nas salas quando conveniente. Essa alternativa é mais indicada para quem já possui endereço e telefone, mas precisa de um escritório melhor localizado e equipado para encontros profissionais.

O prazo de contratação do escritório virtual é também um fator a se considerar. Haverá clientes que pretendem usá-lo durante um bom tempo, mas haverá outros - com demandas sazonais ou eventuais - que preferirão contratos de curta duração.

 

Mesmo para os primeiros, contudo, um contrato de prazo mais curto pode ser mais indicado, pois permite mudanças de planos no caso de contingências imprevistas. Verifique também se o escritório virtual exige taxa de adesão e se permite um distrato simples por parte do cliente (normalmente, pede-se uma comunicação com 1 mês de antecedência).

Enfim, por último, porém não menos importante: quanto custará?

 

O cliente de um escritório virtual obtém, tipicamente, custos entre 60 a 70% inferiores aos que teria com um escritório próprio. Evidentemente, esse valor irá variar de acordo com as características dos negócios desses clientes: aqueles que não necessitam de um espaço físico com assiduidade, os que trabalham em casa (escritório doméstico ou home office), que têm demandas sazonais ou cuja atividade terá duração limitada serão os mais claramente beneficiados.

Ainda assim você deverá avaliar, dentre as opções restantes após as etapas anteriores (o quê, onde, como, quando) quais escritórios possuem os preços e planos mais adequados às suas necessidades. Considere nesses custos as despesas de comutação para o escritório virtual (Carro? Transporte público? Estacionamento?) na frequência que imaginar necessária, os custos dos serviços eventuais (por vezes, é nos “extras" que mora o perigo...) e as despesas variáveis associadas ao plano (anotação de recados, redirecionamento de chamadas, reenvio de correspondências).

 
Autor: Murilo M. Nogueira
Fonte: http://www.espaco2d.com.br/
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