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e-Social e CONDOMÍNIOS

A implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) para condomínios, em fases, que se iniciaram em 1º de julho de 2018, exigirá dos síndicos muita atenção e cuidado com o envio tempestivo de diversas informações através dessa plataforma, mesmo no caso daqueles que se valem dos serviços de administradoras.

 

O eSocial é um sistema que abrange a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, para conectar, padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores.

Através do eSocial, os empregadores deverão transmitir ao governo, de forma unificada e com prazo determinado, 15 tipos de obrigações: 

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;

CD - Comunicação de Dispensa;

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

Folha de pagamento;

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

GPS – Guia da Previdência Social;

LRE - Livro de Registro de Empregados;

MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;

QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados aos trabalhadores, inclusive por férias e horas extras, e aquelas referentes às suas condições de trabalho, como as características do local onde eles executam suas tarefas; neste caso, apuradas por meio do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

As informações relacionadas aos funcionários não poderão ser cadastradas retroativamente.

Fases

Primeira fase, iniciada em julho de 2018:  Cadastros do empregador e tabelas;

Segunda fase, iniciada em setembro de 2018: Início da obrigatoriedade do envio de informações relativas aos trabalhadores e a seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;

Terceira fase, a ser iniciada em novembro de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;

Quarta fase, a ser iniciada em janeiro de 2019: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;

Quinta fase, a ser iniciada em janeiro de 2019: Envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador.

Multas

A seguir, algumas das multas que serão cobradas pela violação das regras do eSocial:

Admissão:O funcionário só pode começar a trabalhar após a assinatura da carteira e do contrato de trabalho. Multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrando na reincidência, caso a informação não seja enviada até o final do dia anterior ao da admissão;

Folha de Pagamento:As informações devem ser enviadas de acordo com o calendário de fechamento da folha. Multa: R$ 1.812,17 se a folha de pagamento estiver errada, sendo que reprocessamentos poderão ser entendidos como erros;

Rescisão:O prazo para pagamento das verbas rescisórias é de até 10 dias após a demissão, seja qual for a causa. Multa por atraso no pagamento em valor equivalente ao salário do funcionário;

Acidente de Trabalho:O prazo para enviar o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) é de 24 horas ou o primeiro dia útil subsequente ao da ocorrência, mesmo não havendo afastamento do trabalho — ou imediatamente, em caso de falecimento do trabalhador. A inobservância desses prazos na entrega desse documento, ou erros nas informações prestadas, acarretarão multas, que variarão entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição, dobrando na reincidência;

Afastamento Temporário:Férias, auxílio doença e licença maternidade, entre outros, deverão ser informados no mês do evento. Multa: Varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do trabalho;

Exame Médico:Esteja em dia com os exames dos trabalhadores, providencie os admissionais, os periódicos, os de retorno ao trabalho, os de mudança de função e o demissionais, de acordo com cada caso. Multa: De R$ 402,53 a R$ 4.025,33, sendo determinada pelo fiscal do trabalho;

Férias:O aviso de férias deverá ser assinado em até 30 dias antes do início, não sendo permitido receber férias e continuar trabalhando. Multa: Entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por funcionário que estiver trabalhando no período de férias;

Alterações de Cargos e Salários:As alterações de cargos e salários deverão ser informadas no mês anterior ao da vigência. Multa: R$ 402,54 por pessoa com informação incorreta;

Controle de Frequência: Verifique os horários dos funcionários. Não são permitidas mais de 2 horas extras diárias. O intervalo de repouso entre jornadas não pode ser inferior a 11 horas. Faltas por doenças devem ser comprovadas por atestados médicos, encaminhados ao RH. Multa: R$ 37,83 por empregado com excesso de jornada, em casos de não cumprimento do descanso e não apresentação de atestados médicos. O valor é dobrado em caso de reincidência ou oposição;

Alteração de Dados: lnformar as alterações no contrato de trabalho e nos dados cadastrais no início e na vigência do vínculo empregatício. Multa: R$ 402,54 por empregado com informação errada.

Programas

A fim de atender corretamente às exigências do eSocial, deve-se contratar uma empresa para elaborar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional  — PCMSO; o  Programa de Prevenção de Riscos Ambientais — PPRA; o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); o Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho — LTCAT ; e, quando for o caso, o Programa de Conservação Auditiva – PCA.

Horas extras

As horas trabalhadas além da jornada normal de trabalho, no caso do regime de 8 horas diárias com 44 semanais e 220 mensais, são consideradas horas extras, e, salvo se houver um porcentual superior estipulado em convenção coletiva, deverão ser acrescidas de 50% sobre o valor da hora normal trabalhada, sendo limitadas a duas por dia.

Entretanto, o divisor 220 não é o limite mensal de horas trabalhadas, e sim um parâmetro para calcular o valor-hora do salário. Isso porque a forma de cálculo do valor-hora leva em consideração todos os dias do mês (30), o que inclui os dias de repouso remunerado. Tal limite varia conforme o mês, dependendo da quantidade de dias, semanas e feriados.

Todo síndico minimamente experiente sabe que, às vezes, esse limite tem de ser excedido, nos casos de necessidade extrema, por motivo força maior. Nesses casos, a duração excepcional da jornada, nunca superior a 12 horas ininterruptas, deverá ser informada à Delegacia Regional do Trabalho, no prazo de 10 dias.

Diante desse quadro, os síndicos devem considerar a possibilidade de adoção de relógios de ponto, preferencialmente biométricos, ou mesmo cartográficos, a fim de eliminar erros na elaboração das folhas de ponto manuais. A vantagem dos biométricos reside na impossibilidade de fraude na marcação do ponto e na facilidade e rapidez de envio das informações à administradora ou ao contador, pois os dados podem ser gravados em pen drives e enviados via malote ou por e-mail, ou, ainda, via internet, no caso de relógios conectados à rede.

 

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